大型活動策劃要如何組織和實施？
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一、什么是大型活動策劃？
大型活動策劃是一項有目的、有計劃、有步驟地組織策劃眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。這一定義要把握大型活動的2個重要概念：
1、要有計劃性。凡事都應(yīng)有計劃，大型活動策劃更不例外，還要求有嚴謹周密的計劃。
2、眾多人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應(yīng)該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動。一個單位有一萬個職工，要開一個全體大會，也是眾多人參與，這也不一定算是大型活動。大型活動和小型活動的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而是在于活動的社會化程度。
二、大型活動策劃的組織和實施
從程序上說，大型活動策劃的組織和實施，要完全按照公關(guān)四步工作法的要求執(zhí)行：
1、立項，就是要把活動作為一個項目確定下來，這個活動要不要做?為什么做?一定要很清楚。
2、可行性的研究及調(diào)查。
做調(diào)查，大家很清楚，不詳細闡述，但大型活動策劃調(diào)查有其特殊性，例如調(diào)查的內(nèi)容：國家關(guān)于大型活動方面的政策和法規(guī)、公眾關(guān)注的熱點、歷史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調(diào)查的內(nèi)容。
可行性研究，是一個十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動的社會適應(yīng)性，包括社會環(huán)境和目標公眾的適應(yīng)性。財力適應(yīng)性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利于我們宣傳方面節(jié)省費用?如果我投放媒介做廣告，比做大型活動更有效，大型活動就不一定做了。還有社會物質(zhì)水平的適應(yīng)性，大型活動需要動用許多社會物質(zhì)，許多創(chuàng)意也需要物質(zhì)的支持，因而需要策劃人員把握現(xiàn)代科研成果。最后一個是應(yīng)急能力的適應(yīng)研究性，需要那些應(yīng)變措施?如戶外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多的是安全設(shè)施問題，這些都是我們要進行可行性研究的范疇。
3、提煉主題，進行創(chuàng)意。
除了個人創(chuàng)意外，我們要特別強調(diào)群體創(chuàng)意的概念。我不贊成個人策劃大師的提法，當今的時 代已經(jīng)不像三國演義時代要有一個諸葛孔明，靠一個人拈指算出什么妙計來，而是靠不同學(xué)科的組合群體策劃。所以中山大學(xué)請我給他們學(xué)生講策劃的時候，他們原 來做案例作業(yè)是要求每個學(xué)生一人做一個整體的案例策劃書，我說能不能改一改，變成以一個小組的方式進行策劃?他們改了三年，效果很好。這不是泯滅個人的創(chuàng) 意，集體創(chuàng)意的過程也始終貫穿著個人的創(chuàng)意過程，作為現(xiàn)代策劃，需要的是多個學(xué)科的綜合和集體的智慧，而不是某個大師的杰作。
4、方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學(xué)的論證，方案論證通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點移植法。
三、大型活動策劃操作和實施過程中應(yīng)注意的問題
1、辦理審批手續(xù)。有人覺得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實際工作中，我們應(yīng)該希望得到有關(guān)單位的審批。這里給大家講一個案例，廣州某單位曾做過一個敬老活動，本來是很好的事情，找了很多贊助單位，包括一個煙花廠贊助了煙花。當時雖然廣州還沒有規(guī)定在城市放煙花要經(jīng)過審批，但在公眾場所進行活動必須經(jīng)過審批。這個單位是一個局級單位，他們認為有權(quán)在自己的場地上做敬老活動，就沒有向有關(guān)單位報批?；顒愚k得很熱鬧，有文藝節(jié)目演出，有很多贊助單位給老人送禮品，最后放煙花，但煙花一放，遭到了公安機關(guān)的追究，為什么?因為他沒有辦審批手續(xù)，也缺乏民航管理規(guī)范知識，在飛機航線上放煙花，無論如何都是違法的。
2、實施操作設(shè)計。廣州睿陽活動策劃公司認為：我們應(yīng)該非常重視實施方案的操作設(shè)計。我們看到一些單位組織的活動，甚至是專業(yè)機構(gòu)承接的活動，都存在這樣的問題：創(chuàng)意很好，但是由于缺乏操作設(shè)計，在操作過程中出現(xiàn)很多問題，違背了原創(chuàng)精神或者沒有達到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進一步進行操作設(shè)計，操作設(shè)計必須包括比較準確的財務(wù)預(yù)算，因為很多單位做活動，預(yù)算做100萬，最后花了160萬，從現(xiàn)代管理考核這個活動，就不能說是成功的。
3、方案培訓(xùn)。在大型活動策劃里，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策略實施提供建設(shè)性的勞動，因而需要對工作人員進行方案培訓(xùn)，只有知情才能出力。
4、設(shè)計評估標準。一個大型活動的評估應(yīng)該有一個準確的評估標準?，F(xiàn)在很多方案做好以后，往往忽略做評估標準方案，包括我們的客戶很少要求我們做評估方案，更不愿意付出費用，讓專業(yè)公司給他做評估報告。評估標準應(yīng)該在我們策劃的時候把它設(shè)計出來，這樣可以讓客戶在完成這個方案以后，根據(jù)設(shè)定的標準作出科學(xué)評估。
5、實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學(xué)化管理，因而實施設(shè)計，重要的是設(shè)計出操作的規(guī)范程序。
四、活動策劃的技巧
活動策劃的技巧很多，今天只討論兩種方法。
1、應(yīng)該有一個比較能夠表達我們主題的氛圍設(shè)計，今天大家在大會會場看到大會主題形象宣傳板，很清晰，而且它有中英文，這些宣傳板帶出這次大會主題氛圍，也帶出了國際公共關(guān)系交流的概念，這是很用心思的策劃。我們應(yīng)該重視通過場地的設(shè)計，氣氛的設(shè)計，把活動的主題氛圍帶出來，這點往往有很多人不太重視，他們只考慮某一個活動環(huán)節(jié)上的創(chuàng)意，而忽略了場地上的創(chuàng)意。
2、創(chuàng)造活動的 “眼”，“眼”的概念是從文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出來的。我們上中學(xué)時讀過朱自清的散文《背影》，他用白描的手法寫出父親買橘子的一段，是最具傳神 的地方，這就是文眼。我們唱歌的朋友知道，有很多歌你可能不會全部唱出，但是你一聽就能記下一兩句，你記下的就是最精彩之處，說明了這是最具有傳播性的地 方，這就是歌眼所在。大型活動策劃同樣需要創(chuàng)造這樣一個非常精彩的地方，要有**，要把這個環(huán)節(jié)設(shè)計得更有傳播性，這是大型活動創(chuàng)意的核心和關(guān)鍵。
在大型活動策劃的組織和實施過程中，還有很多技巧可以利用，只要我們不斷總結(jié)提高，就一定能創(chuàng)作出更多、更有影響力的大型活動。
五、策劃大型活動的意義
1、綜合實力的展現(xiàn)
大型活動舉辦本身就是綜合實力的展現(xiàn)。國際大型活動是綜合國力和地區(qū)綜合實力的表現(xiàn)——經(jīng)濟實力、政治實力（感召力）、文化實力。例如：北京奧運會的成功舉辦，對于展示中國悠久的歷史、燦爛的文化、改革開放30多年的巨大成就和當代中國人民昂揚向上的時代風(fēng)貌，樹立中國良好的國家形象，擴大國際影響力，推動經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展，都起到了積極、重要的作用。
2、較強的拉動力
隨著世界經(jīng)濟一體化進程的加快，全球范圍內(nèi)的大型活動越來越豐富，參加大型活動的國家和地區(qū)越來越多，大型活動所產(chǎn)生的效益也越來越明顯。主要表現(xiàn)在兩方面：一是經(jīng)濟拉動力；二是社會拉動力。因此，許多國家和地區(qū)為了提升自己的國際形象，都爭辦大型國際活動，并希望借此振興本國的經(jīng)濟。
3、高度的被關(guān)注性
（1）高度的國際關(guān)注
大型活動策劃本身就是世界范圍內(nèi)的活動，有很多國家輪流舉辦或國際合作組織組辦或被冠以“國際”，這些都與國際政治經(jīng)濟文化發(fā)展密切相關(guān)，必然引起相關(guān)國家關(guān)注。
（2）高度的媒體關(guān)注
報紙、雜志、廣播、電視、電影、網(wǎng)絡(luò)等大眾傳播媒介會拿出主要板塊和黃金時間進行報導(dǎo)。
（3）高度的民眾關(guān)注
舉辦方為了擴大影響和效果，必將特定的信息準確地傳達給公眾，引起公眾關(guān)注，使其接受。況且，高傳播率、高檔次的大型活動策劃內(nèi)容本身就吸引民眾傾情關(guān)注和參與。
（4）高度的商家關(guān)注
大型活動策劃檔次高、規(guī)模大、號召力強，是企業(yè)形象展示、品牌推廣、產(chǎn)品宣傳的絕好時機，還可以進行投資與合作項目的洽談，因此商家會給予高度的關(guān)注和支持，并且參與進來。
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